Cómo hacer el Payroll (Guía completa)

Si has empezado un negocio, seguramente te has preguntado ¿Cómo hacer el Payroll?, debemos advertir que es una tarea bastante importante, ya que es una gran responsabilidad tributaria y puede que necesites ayuda de algún experto al principio para realizarlo.

Para conocer cómo hacer el Payroll hemos preparado una guía completa y actualizada para que tengas a la mano todo lo que debes saber. No obstante, tienes que superar los miedos a todos los aspectos que pasaras por alto, así como las deducciones o asuntos de impuestos. Lo que trae una gran consecuencia cuando se trata de la responsabilidad tributaria.

Sin embargo, hacer el Payroll no es para nada difícil o terrible, solo debes seguir los pasos que te explicaremos más adelante. También, recomendamos buscar algún programa que lo haga por ti. Te explicaremos qué es Payroll, hacer Payroll de forma manual, hacer Payroll con programa y las ventajas y desventajas que esto conlleva.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es Payroll?

Payroll es denominado como un documento de análisis con carácter administrativo, en donde se pueden consignar ingresos y deducciones de los empleados que se encuentran trabajando en una empresa por cierto tiempo. En este documento se hace visible: el pago de sueldos, las prestaciones sociales, los descuentos que se han realizado y, por supuesto, los salarios.

El Payroll, cómo has podido notar, tiene gran importancia y vitalidad, ya que protege los intereses del empleado y del empleador. Así que, si cuentas con un negocio y se decide contar con el servicio de Payroll esto puede traer grandes beneficios.

Esta es una herramienta obligatoria en el área de recursos humanos, a nivel gerencial y en el área contable; es decir, tiene gran relevancia en las operaciones internas de la empresa, sin importar lo grande o pequeña que sea.

El Payroll está ligado con lo establecido por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, el cual se hace responsable de los salarios, los horarios y las condiciones de trabajo dentro de los estándares de los trabajadores.

¿Cómo hacer el Payroll de forma manual? Guía paso a paso

Ahora bien, como ya conoces el concepto de Payroll seguramente has notado que es un sistema de ordenamiento en materia financiera, el cual permite generar beneficios colectivos para minimizar pérdidas económicas. Si tienes un negocio o empresa, es crucial que sepas manejar el Payroll correctamente.

Nosotros recomendamos buscar ayuda experta al momento de realizar el Payroll, pero hemos preparado una guía completa para saber cómo hacer el Payroll manualmente, con unos sencillos pasos que explicaremos a continuación:

Paso 1: Contar con el número EIN y Tax ID Local

En este paso debes contar con el número EIN y Tax ID Local. Si bien, el número de identificación de empleador (EIN) es un requisito obligatorio para hacer el Payroll, en caso que no lo tengas tendrás que tramitarlo en el Servicio de Rentas Internas.

No obstante, el Tax In Local es un número que deben poseer las empresas que deben hacer cancelaciones de impuestos estatales. En caso que tu negocio no lo tenga, debes obtenerlo directamente del gobierno estatal.

Paso 2: solicitar a los trabajadores el formulario W-4, 1099 o I-9

En este paso se debe solicitar a los trabajadores el formulario W-4, 1099 o I-9, esto es necesario para que puedas hacer la cancelación del salario. Para descargar el formulario o planilla W-4 debes hacerlo desde aquí: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf es importante destacar que en el 2020 se cambió el formulario, siendo el que se debe utilizar.

Además, se requiere la planilla W-2 o I-9, esto es importante para que la empresa pueda tener identidad y la autorización de tener empleados que han sido contratados en el país.

Por último, la planilla 1099 es crucial para hacer el Payroll, pero existen diferentes tipos que mencionaremos a continuación:

• 1099 – R: para los que tienen planes de jubilación, pensiones y anualidades.
• 1099 – S: declarar los ingresos que tienen relación con ventas inmobiliarias.
• 1099 – INT: sirve para representar los intereses que se encuentran en las cuentas bancarias.
• 1099 – DIV: para aquellos que tienen distribuciones de inversión.
• 1099 – MISC: los que tienen trabajos autónomos y contratistas, así como freelance.

Paso 3: Selecciona tus fechas de pago de Payroll

Este paso es indispensable para aprender cómo hace el Payroll y para la empresa en general ya que debes elegir las fechas para realizar el pago de la nómina.

 Los negocios suelen pagar de forma semanal, bisemanal o mensual, todo dependerá de las necesidades, sin olvidar que los trabajadores suelen ser más productivos cuando le pagan con frecuencia. Así que toma lo que tienen mayores ventajas para tu negocio.

Paso 4: calcular los salarios brutos

Para realizar el proceso del Payroll es momento de calcular los salarios, donde debes calcular las horas de trabajo que ha tenido cada trabajador en un tiempo definido, el cual debe ser multiplicado por cada hora de trabajo.

A continuación te mostramos un pequeño ejemplo.

Empleado que ha trabajado 85 horas, período de dos semanas y acordaron un precio de $10 por hora. El trabajador ha realizado 5 horas adicionales, ya que el período acordado era de 40 horas a la semana. Primero calculamos las 40 horas semanales:

80 horas * $10/hora = $800

Luego, se deben calcular las horas adicionales. Esta no puede ser pagada a la misma tarifa. Supongamos que sean 15 dólares la hora.

5 horas * $15/hora= $75

El resultado será la suma del salario bruto del trabajador durante el período calculado.

Salario bruto = $875

Existen hojas de cálculo virtuales que pueden facilitar el cálculo, nosotros recomendamos realizarlo desde Excel.

Paso 5: Determina las deducciones, los allowances y otras retenciones

Debes establecer las deducciones, las allowances y otras retenciones. Es importante saber que las deducciones son la cantidad de dinero que se debe retirar de paycheck durante un año. No obstante, las allowances son deducciones que van puntualizadas en la planilla de W-4 y planilla 1040EZ.

Además de lo mencionado antes, es fundamental que consideres estos aspectos que presentaremos a continuación, ya que depende de tu empresa:

• Impuestos federales
• Impuestos estatales
• Medicare
• Impuestos locales
• Seguro Social
• Compensaciones de empleados
• Contribuciones de planes de retiro

Cabe destacar que debes sumar estos aspectos y montos; sin embargo, estos son solo algunos de los más utilizados.

Paso 6: Calcula el salario neto a pagar

Cuando hayas finalizado el cálculo del paso anterior, debes hacer el cálculo del salario neto que se va a cancelar a cada uno de los empleados. El resultado obtenido de esta operación será el salario neto que vas a pagar.

Las retenciones suman un 15% del salario bruto anterior calculado. Por tanto, $127.5.

Salario bruto – deducciones = pago neto

$850 – $127.5 = $722.5

Paso 7: Correjir los errores de forma honesta

Los errores están presentes en nuestra vida, así que es importante que asumas y corrijas los errores de forma honesta. Es necesario que mantengas una buena organización y tengas documentos por cualquier eventualidad en la auditoría.

Paso 8: Impuestos de payroll

El paso final explicando cómo hacer el Payroll de forma manual. Es crucial que efectúes el cálculo de los impuestos que tendrás que retener de los empleados, considerando que debes pagar:

• Seguro Social
• Tax de Medicare
• Seguro de Desempleo Estatal
• Impuesto de las ganancias
• Impuesto federal al desempleo
• Impuesto estatal al desempleo

Si bien, estos son aspectos que debes considerar al momento de efectuar la nómina de la empresa.

Ventajas y desventajas de hacer Payroll de forma manual

Como todo, existen ventajas y desventajas de hacer Payroll manualmente, aunque las desventajas no son demasiadas, son importantes a tomar en cuenta para evitar problemas a futuro.

Ventajas

• Tendrás mucho más control: cuando sepas cómo hacer el Payroll de forma manual tendrás mayor control de todas las operaciones.

• El ahorro de dinero: cuando contratas a alguien para el servicio de Payroll debes pagar por ello y los costos son elevados, además, dependerán de la cantidad de empleados y negocio. Al hacer Payroll manualmente, podrás ahorrar dinero.

• Entenderás mejor el manejo de las cuentas: al aprender a realizar el Payroll manual tendrás la gran oportunidad de entender el sistema de finanzas, impuestos, pagos de nómina y mucho más. Al ocurrir un problema, podrás entender y solucionarlo rápidamente.

Desventajas

• Puedes cometer errores: sobre todo si es la primera vez que lo haces, los errores se cometen al momento de hacer Payroll. Es importante que tenga buen control del estrés y mantenga la disposición de arreglar las cosas.

• Toma mucho tiempo, esfuerzo y dedicación: aprender cómo hacer el Payroll lleva mucho tiempo y dedicación.

• Compromiso para la empresa y sus empleados: pagar de forma adecuada el Payroll dependerá del esfuerzo que hagas por ello, no es realizarlo por salir de este proceso.

¿Cómo hacer Payroll con un programa o software? Paso a paso

Existen programas para hacer Payroll, haciendo que el trabajo se vea como un proceso simple y, prácticamente, automático. Aunque sí es bastante positivo para tu empresa, debes tener mucho cuidado porque el software también se encarga de factores importantes, así como el ingreso de empleados e introducción de impuestos a la nómina.

Te explicaremos cómo hacer Payroll con un programa o software, lee y sigue con atención estos pasos para evitar contratar a alguien.

Paso 1:

Debes elegir el programa de Payroll que mejor te convenga, el cual se adapte al tamaño de tu empresa, cubra las necesidades de tu negocio y que sea compatible con tus dispositivos. Por ejemplo, si tu negocio no es tan grande puedes escoger un programa de Payroll customizable, los cuales se ajustan para manejar fácil.

Sin olvidar que debes encontrar un programa de Payroll que se adapte a tu presupuesto, sobre todo si buscas la reducción de gastos.

Paso 2:

Ya es momento de empezar e ingresar la información de tu negocio. Como empleador, el IRS te solicitará información detallada de cada empleado. Tendrás que proporcionar: nombre completo, número de Seguro Social, dirección de vivienda y empleo, y direcciones actualizadas.

Además, solicitaron información de la empresa, así como tus taxes IDs, entre cualquier otra información tributaria que sea solicitada. También, información sobre las formas de empleo, así como el formulario W-4, I-9 y EIN.

Paso 3:

Es momento de hacer seguimiento del tiempo trabajado. El sistema de Payroll se encargará de los cálculos, impresiones de cheques, introducción, deducciones, soporte de impuestos y, por supuesto, el conteo del tiempo trabajado.

En caso que el software no cuente con todas estas funciones, tendrás que llevar un seguimiento del tiempo trabajado por tu cuenta. Sin embargo, esto puede generar errores, siempre es mejor que el sistema se encargue de todo.

Paso 4:

Para continuar entendiendo cómo hacer el Payroll con programa o software, debes conocer que el procesamiento de la nómina también incluye una serie de opciones, las cuales son:

• Cálculo de impuestos
• Cálculo de salarios
• Retención de impuestos
• Fechas de pago
• Introducción a los impuestos del gobierno
• Entrega de formularios W-2, 1099 y cualquier otro
• Entrega de los paychecks con el pago correcto

En dado caso que cuentes con empleados y contratistas, debes realizar algo que mantenga la diferencia de cada uno.

Paso 5:

No puedes olvidar introducir y pagar los impuestos del Payroll. Al realizar esto, debes pagar los impuestos correspondientes. No obstante, el dinero que retienes como Payroll es un porcentaje de las ganancias brutas de tus trabajadores.

Así que tienes la responsabilidad de gestionar los impuestos por salarios y sueldos para los trabajadores. En caso que tengas contratistas con planilla 1099, ellos deben pagar sus propios impuestos.

Ventajas y desventajas de hacer Payroll con programa o software

También podemos observar pros y contras de hacer el Payroll con programa o software, así que toma nota para que decidas si se adapta a tus necesidades o no.

Ventajas:

• Seguro: la información financiera estará mucho más segura que cuando eres la única persona que lleva esta gestión. También, al contar con un programa podrás verificar en el momento que quieras y con información resguardada.

• Mayor control: podrás tener un control propio de las cuentas y Payroll, ya que no hay un contador en el medio. Así podrás tomar decisiones más convenientes para tus empleados.

• Ahorras dinero: sin duda es mucho más barato que contratar un servicio de Payroll o una firma que lo haga. Sin embargo, verifica muy bien los precios antes de tomar una decisión, ya que verás que es más conveniente.

• Los softwares son rápidos: de esto no cabe duda, ya que el proceso es realizado por una computadora.

Desventajas

• Pagarás igual: aunque dijimos que ahorrar dinero, no existe ningún software gratuito. Existen algunos más baratos que otros, pero la inversión debe hacerse. Es importante que hagas una evaluación antes de elegir.

• Errores: al hacer los taxes por tu cuenta puedes cometer errores, los cuales cuestan penalidades e intereses. También, si cometes errores en la introducción podrás pagar sanciones elevadas.

• Tiempo invertido: toda tarea conlleva tiempo, aunque es mucho menor que hacerlo de forma manual. Además, aprender a cómo hacer el Payroll por programa o software lleva su tiempo.

¿Cómo elegir la mejor opción para hacer payroll?

Elegir la mejor opción para hacer payroll puede ser una tarea difícil, pero con un poco de investigación y planeación, puede ser más fácil de lo que piensas. Hay muchas cosas que debes tener en cuenta al elegir un proveedor de servicios de nómina, como la experiencia, el precio, el servicio al cliente y las características del software.

A continuación, se presentan algunos consejos para ayudarlo a elegir la mejor opción para hacer payroll.

1. Primero, debes investigar a fondo a cada proveedor de servicios de nómina que estés considerando. Asegúrate de leer reseñas en línea y hablar con otros propietarios de negocios para obtener su opinión. También debe ponerse en contacto directamente con los representantes de ventas de cada compañía y hacerles preguntas específicas sobre sus servicios.
2. Una vez que haya investigado a fondo a los diferentes proveedores, debe comparar los precios de sus servicios. Asegúrese de obtener una lista detallada de todos los costos asociados con el uso del software de nómina, incluidos los costos mensuales, los costos por cheque y los costes de impresión.
3. Otra cosa a tener en cuenta al elegir un proveedor de servicios de nómina es la calidad del servicio al cliente. Asegúrese de que la empresa que elija tenga un buen historial de atención al cliente y esté dispuesta a responder a todas sus preguntas de manera rápida y eficiente.
4. Por último, pero no menos importante, asegúrese de que el software de nómina que elija tenga todas las características que necesita. Asegúrese de que el software sea fácil de usar y que tenga todas las funciones necesarias para hacer el trabajo de nómina de manera eficiente.