Las facturas o invoice son documentos comerciales que nos permiten registrar una transacción económica llevada a cabo por una compra-venta entre un comprador y un vendedor. Además, estas sirven para llevar un control de las operaciones financieras de una empresa, y juegan un rol crítico dentro de la contabilidad. Hoy te explicaremos cómo hacer un invoice paso a paso.
La facturación es una parte importante del proceso de cobro, especialmente en empresas con procesos de cobro automatizados. Al emitir una factura, una empresa está informando al cliente de la cantidad exacta que debe pagar por los bienes o servicios suministrados. Esto le permite a la empresa mantener un seguimiento de quién debe qué, y poder cobrar a tiempo.
Tabla de Contenidos
¿Qué incluye un invoice?
Antes de meternos de lleno en cómo hacer un invoice, es importantísimo conocer en detalle qué es lo que incluye uno. Considera que la información de la factura es el elemento clave, y que de estar incompleto, puede que no sirva para nada.
Por eso, es importante no solo conocer cada una de las partes de una factura, sino que además debemos considerar qué es lo que realmente incluye cada área para que quede correctamente. Una vez te acostumbres, y crees un formato adecuado, probablemente no tengas que lidiar más con estos conceptos técnicos.
Veamos entonces, cuáles son las partes de un invoice, y cómo deberán rellenarse estos elementos de la misma:
Encabezado
Una factura no es una factura si no incluye la información de la empresa que ha generado la factura, y para quién va dirigida. Justamente, esta información debería aparecer en el encabezado de la misma. En esta sección de la factura, deberás añadir información como por ejemplo:
- Nombre de tu empresa (o nombre completo si eres autónomo)
- Dirección de la empresa
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- Logotipo (en caso de tenerlo)
Datos de contacto de tu cliente
Como le comentábamos, además de la información personal de su empresa, o de usted como autónomo, también deberá incluir los datos de contacto del cliente. Estos datos serían:
- Nombre del cliente o de la empresa en cuestión
- Dirección de la empresa
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
Identificativos de factura
Si una factura no cuenta con identificativos, no es una factura. Existen diferentes elementos que le permitirán clasificar o encontrar rápidamente una factura. Como por ejemplo, el nombre de la empresa a quien se le emitió la factura. Sin embargo, los más importantes son el número de factura, y la fecha de facturación.
Ambas deberán incluirse dentro del documento, y permitirán tener un control mucho mejor. Además, a la hora de tener algún problema de devolución, podrás comprobar rápidamente cuál es la factura que necesitas, y realizar rápidamente una devolución.
Condiciones de pago
Hoy en día la cantidad de métodos de pago que podemos utilizar para pagar una factura son muchos. Desde pagar con efectivo, hasta realizar un cheque o pagar con PayPal. Por ello, lo ideal es que a la hora de realizar la factura, incluyas en ella información relacionada con el tipo de pago que han utilizado para pagarte.
En Estados Unidos es bastante común ver ciclos de facturación de 30 días. Sin embargo, dependerá de la legislación y de tus necesidades personales el determinar las condiciones de pago.
Recuerda discutir siempre todo esto con el cliente antes de emitir una factura, ya que de lo contrario tendrás que emitir una nueva y anular la ya creada.
Servicios o productos adquiridos
Para tener un mejor control, también es importante identificar qué es lo que se está pagando por la factura. Por ello, lo ideal es contar con una lista detallada que desglose los costes de cada servicio o producto adquirido por el cliente.
Si quieres hacerlo aún más detallado (que es lo ideal), deberías incluir la cantidad de horas laboradas por servicio, cantidad de productos, el valor individual de cada uno (hora o producto), el subtotal, etc.
Algunas empresas inclusive optan por elegir un código identificativo para determinados productos que son similares entre ellos. Por ejemplo, si ofreces varios productos de limpieza que son similares (cloro azul, cloro rojo, cloro verde, etc), no solo puedes clasificarles por color o marcas, sino también con un código identificativo.
Por ejemplo, dentro de la factura podrías incluir “cloro #25”, y así detallar mucho mejor qué tipo de productos has vendido. Esto también favorecerá tu inventario en caso de trabajar con productos, o te ayudará a llevar un mejor control si trabajas con varios tipos de servicios diferentes.
Recuerda detallar bien todos los productos de tal forma que se pueda determinar claramente cuál es la base imponible de los impuestos.
Calcula los impuestos
En el apartado anterior te comentábamos sobre la base imponible de los impuestos y de detallarla correctamente. Justamente, es para que a la hora de calcular los impuestos sea más sencillo. Inclusive, cuando otras empresas reciban tu factura, podrán ver que el cálculo de impuestos es correcto rápidamente, evitando problemas con el Estado, y también con tu cliente.
Añade el área de notas
El área de notas no solo nos permitirá añadir revisiones, correcciones, o información adicional que no pertenece a los demás apartados, sino que también podremos añadir mensajes amistosos hacia nuestros clientes, creando una mejor comunicación, y ambiente.
Cómo hacer un invoice
Ya sabes cómo hacer un invoice prácticamente. Ahora solo resta saber cómo desarrollar todas las ideas anteriores para plasmarlas en papel. El proceso es bastante simple, y hoy en día existen muchísimas herramientas que te permiten crear un invoice, bien sea pagando o de forma totalmente gratuita.
Por ejemplo, las suites ofimáticas del tipo Microsoft Word o Microsoft Excel son perfectas para esta tarea. Incluyendo, también algunas plantillas que puedes retocar para obtener un invoice casi gratis (considerando que deberás pagar el software, en caso de no tenerlo).
También hay otras opciones sobre la mesa, como Google Docs, LibreOffice o WPS Office, que son de libre uso. Veamos algunos métodos disponibles:
Cómo hacer un invoice en Microsoft Word o Microsoft Excel
Microsoft Word es actualmente uno de los programas ofimáticos más simples que existen. Su interfaz es sencilla y fácil de dominar. Lo mejor de todo, es que no necesitamos hacer una factura desde cero, ya que existen muchísimas plantillas de facturas para Word. El proceso es bastante simple:
- Dirígete a la web de descarga de plantillas de Microsoft Office
- Elige la plantilla que más se adecue a tus necesidades. Recuerda comprobar si se trata de Excel o Word
- Descarga la plantilla, y ábrela en el programa que corresponda (Word o Excel)
- Modifica la plantilla, y añade los datos correspondientes
- Guarda todo
- Imprime o envía la factura electrónicamente a tu cliente
- ¡Listo!
Importante: En caso de no contar con Microsoft Office, también puedes utilizar Google Docs o LibreOffice. La compatibilidad entre ambas aplicaciones es bastante decente.
Cómo hacer un invoice con una app
Por último, también tienes la opción de utilizar alguna aplicación para generar la factura. El proceso es bastante sencillo, intuitivo, aunque en cada ocasión estará limitado a lo que te permita cada desarrollador.
Un ejemplo de una excelente app para crear facturas es Free Invoice Generator para Android o Invoice Simple, Estimate Maker para iOS.
¿Por qué es importante emitir una factura?
Las facturas son una parte importante de la contabilidad de un negocio. El propósito de una factura es documentar el pago recibido por el vendedor y proporcionar evidencia tangible de que el servicio fue entregado. Las facturas también pueden ayudar a los contadores a hacer un seguimiento de los ingresos para impuestos y otros fines.
Además de su utilidad para la contabilidad, una factura también es una herramienta de marketing. La factura sirve como un recordatorio para que los clientes paguen a tiempo, y también puede ser una oportunidad para promocionar productos adicionales o servicios. Muchos profesionales también usan facturas para informar a sus clientes acerca de cómo hacer comentarios sobre su producto o servicio.
Ejemplos de facturas o invoices
Existen varios tipos de facturas. Algunos de los más comunes son los siguientes:
Facturas a término
Las facturas a término son los documentos legales usados por un proveedor para cobrar por los bienes o servicios entregados. Estas facturas generalmente incluyen el precio de la mercancía, el tiempo de entrega y los términos del acuerdo. Estas facturas también se usan para seguir el flujo de efectivo en un negocio.
Facturas de servicios
Las facturas de servicios se usan para facturar a los clientes por los servicios prestados. Estos documentos enumeran los detalles del trabajo, como el número de horas trabajadas, el precio por hora y otros detalles. Los profesionales que emiten facturas de servicios deben proporcionar una descripción clara y detallada de los servicios prestados para asegurar que el cliente entienda el trabajo que se realizó.
Facturas de compra
Las facturas de compra son documentos legales emitidos por el vendedor para solicitar el pago de un producto o servicio. Estas facturas generalmente incluyen el precio del producto, el tiempo necesario para cubrir el pago y los términos del acuerdo. Estas facturas también pueden incluir información adicional, como el nombre de la empresa o el código de producto.
Facturas de venta
Las facturas de venta se usan para facturar a los clientes por los bienes o servicios que se han vendido. Estas facturas incluyen el precio total del producto o servicio, el tiempo necesario para cubrir el pago y los términos del acuerdo.
